Septian Dwi Cahyo: PT. EXSANO INTERNASIONAL

Pembuatan Bagan Organisasi Serta Sumber Daya Manusia

Pendeskripsi dan Spesifikasi Tugas

1.) General Manajer

Dalam sebuah perusahaan tugas dari general manajer adalah memimpin perusahaan. Selain itu, seorang general manajer memiliki tanggung jawab pada keseluruhan sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan. Dalam melaksanakan fungsinya, general manajer akan dibantu oleh beberapa manajer yang memiliki fungsi spesialisasi.

Kebijakan general manajer merupakan hal tertinggi yang harus dipatuhi oleh anggota perusahaan lainnya karena ia merupakan posisi tertinggi yang terdapat di dalam struktur organisasi perusahaan.

2.) Direktur

Tugasnya adalah memimpin bagian khusus dalam perusahaan serta melakukan koordinasi antar divisi dan memberikan laporan kepada general manajer. Setiap bagian, tidak memiliki garis komando lintas divisi sehingga hanya bisa mengambil kebijakan pada masing-masing divisi.
Seperti pada divisi marketing, tidak bisa memberikan intervensi kepada divisi keuangan. Yang bisa dilakukan adalah memberikan informasi dan masukan yang dibutuhkan pada bagian lain.

Oleh karena itu, direktur memiliki tugas yang sangat terarah sehingga tanggung jawab yang diembannya pun harus mampu ditransparasikan kepada general manajer dan kepada divisi lain sebagai bukti adanya satu kesatuan visi dan misi dalam struktur organisasi perusahaan.

3.) General Affair

Merupakan bagian divisi yang bertugas untuk menyediakan segala kebutuhan dan perlengkapan guna menunjang aktivitas perusahaan. Seperti untuk mengurusi masalah seragam karyawan, mobil dinas, mess karyawan, pemeliharaan lingkungan kantor atau juga memilih mitra kesehatan dengan perusahaan.

Dalam struktur organisasi perusahaan, general affair ini juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam memajukan perusahaan karena tanpa keseragaman karyawan yang baik, maka perusahaan juga tidak akan terlihat rapi dan terkoordinasi.

4.) Personalia Department

Divisi ini memiliki tugas untuk menjaga kualitas sumber daya manusia perusahaan. Prosesnya dimulai dari masa perekrutan, penggantian jabatan, promosi dan mutasi karyawan, penilaian kinerja, pemberian penghargaan serta menjaga kinerja karyawan.

Dalam proses perekrutan pegawai baru, pihak inilah yang berfungsi secara khusus untuk bisa memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5.) Accounting Departmen

Merupakan departemen yang bertugas untuk mencatat serta mengatur masalah keuangan perusahaan. Divisi ini juga bertugas untuk mengadakan audit atas kinerja yang sudah dilakukan divisi lain, guna menghindari terjadinya penyalahgunaan khususnya di bidang keuangan, termasuk mengontrol keseimbangan keuangan perusahaan.

Pada bagian ini, pegawai yang ditunjuk haruslah bersikap jujur dan teliti karena jika tidak, maka perusahaan akan kehilangan berbagai aset yang berpotensi memajukan perusahaan.

6.) Purchasing Department

Divisi ini biasanya dimiliki oleh perusahaan manufaktur. Tugasnya adalah membeli bahan baku produksi. Selain itu divisi ini juga bertugas menjalin kerjasama dengan pihak supplier bahan baku guna menjamin kelangsungan proses produksi perusahaan.

Divisi inilah yang bertanggung jawab terhadap proses praproduksi perusahaan agar bisa menghasilkan produk barang atau jasa yang baik, yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

7.) Marketing Department

Divisi marketing merupakan divisi ujung tombak perusahaan. Sebab, tugas divisi ini adalah memasarkan semua produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Dengan demikian, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan jika produk yang mereka hasilkan bisa laku di pasaran. Perusahaan dengan divisi marketing yang baik akan mendapatkan hasil yang baik pula. Oleh sebab itulah banyak perusahaan yang mencari pegawai untuk posisi marketing dengan syarat-syarat pandai berkomunikasi, serta menarik secara penampilan karena kedua hal tersebut yang mampu meningkatkan daya tarik klien terhadap produk perusahaan tersebut.

8.) Maintenance Deparment

Divisi ini biasanya disiapkan bagi perusahaan manufaktur atau juga bagi perusahaan yang memiliki kantor sendiri. Sementara bagi perusahaan yang gedung kantornya masih bergabung dengan perusahaan lain secara menyewa, biasanya meniadakan divisi ini. Sebab divisi ini bertugas memelihara perangkat yang terkait proses operasional perusahaan.

Seperti menjaga mesin produksi, instalasi listrik, pendingin atau menjaga perangkat komputer. oleh karenanya, tidak semua perusahaan memiliki divisi ini, khususnya perusahaan jasa dan perusahaan yang gedung kantornya masih dalam status sewa.

9.) Database Administrator

Data base administrator adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan implementasi terhadap database dan melakukan realisasi database secara fisik. Tugas seorang database administrator juga mencakup control terhadap keamanan dan integritas database.

10.) Entry Data

Dalam Divisi ini mereke bertugas mengisi data kedalam sistem dengan mengunakan aplikasi, seorang data entry juga dibiasakan rapi dalam menulis dan memiliki metode dan punya semangat kerja yang tinggi.

11.) Web Programmer

Tugas dari Web Programmer yaitu Mengerjakan pekerjaan pemograman websiteinternal maupun external untuk mendukung tujuan strategis. Memastikan bahwa fungsi kreatifberoperasi secara efisien dan menguntungkan. Menjaga standart kualitas pada produksi web program dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan website.

Penyusunan Sistem Gaji

Ruang lingkup penyusunan Sistem Gaji mencakup :

1. Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :

v Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.

v Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).

v Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).

2. Pembuatan Disain Sistem Penggjian :

v Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.

v Penyusunan Skala Faktor Jabatan.

v Penyusunan Skala Gaji Pokok

3. Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counter-part).

4. Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keahlian.